Wie kommen eigentlich die Archivalien ins Kreisarchiv Lippe?

Das Kreisarchiv Lippe übernimmt von der abgebenden Stelle Unterlagen, die von seinen Mitarbeitern als archivwürdig bewertet wurden. In diesem Fall können das Unterlagen der Kreisverwaltung Lippe oder der vom Kreisarchiv betreuten acht Kommunen sein. Die als archivwürdig gekennzeichneten Unterlagen werden in der Verwaltung in Umzugskartons verpackt. Je nach Menge der zu übernehmenden Akten wird der Transport von uns Mitarbeitern oder durch ein Umzugsunternehmen durchgeführt. Bevor die Akten in die Bearbeitung gehen werden diese zwischengelagert. Da Akten, die einmal als archivwürdig erachtet wurden, für die Ewigkeit aufbewahrt werden müssen, gibt es in den Archiven häufig Platzmangel. Aus diesem Grund hat das Kreisarchiv Lippe vom Landesarchiv NRW Abteilung OWL nicht nur in der Willi-Hofmann-Straße 2 Magazinfläche angemietet, sondern zusätzliche Fläche in einem Außenmagazin.

Wenn die übernommenen Akten in die Bearbeitung gehen, werden sie von einem der Mitarbeiter des Kreisarchivs zunächst entmetallisiert, d. h. alle metallischen Gegenstände, wie Tackernadeln, Büroklammern etc., werden entfernt. Außerdem werden Klebestreifen und Plastikteile aus den Akten herausgetrennt. Der Mitarbeiter verzeichnet die Archivalien mit der Archivsoftware ACTApro. Anschließend werden die Archivalien in Archivmappen umgebettet und in Archivkartons verpackt. Diese bestehen aus säurefreiem Material. Die an das Archiv abgegebenen Dias werden ihrer Kunststoffschutzhülle entnommen, in der sich oft Feuchtigkeit sammelt. Anschließend werden sie in eine säurefreie Pergaminschutzhülle gelegt, in die auch Fotos verpackt werden.

Zum Schluss werden die Archivkartons im Magazin entweder nach preußischer oder sächsischer Ordnung aufgestellt. Die preußische Ordnung verläuft von unten nach oben. Bei der sächsischen ist es genau anders herum (s. Tabelle Preußisch-Sächsisch).

Es gibt nicht nur Unterschiede bei der Regalordnung, sondern auch bei den Regalen selbst. Eine platzsparende Variante ist das Rollregalsystem. Allerdings muss die Statik des Gebäudes hierfür ausgelegt sein. Alternativ gibt es das leichtere Standregalsystem, welches aber auch mehr Platz in Anspruch nimmt. Beide Varianten sind im Kreisarchiv Lippe zu finden (siehe Bilder).

Auch das Klima spielt bei der Lagerung der Archivalien eine wichtige Rolle. Um Schimmelbildung oder Versprödung des Papiers vorzubeugen, sollten die Temperatur bei +16°C (+/- 2°C) und die relative Luftfeuchtigkeit bei 50% (+/- 5%) liegen. Direkte Lichteinstrahlung sollte auf jeden Fall vermieden werden.