Bestätigung der Stadtrechte, Lemgo 1245 (StaL U 2)
Die älteste Urkundenausfertigung im Stadtarchiv Lemgo ist die Bestätigung der vermutlich um 1190 durch Bernhard II. verliehenen Stadtrechte durch seinen Enkel Bernhard III. vom 8. Januar 1245 (StaL U 2). Auf dem Foto ist das passende Siegel Bernhards III. beigefügt, das sich aber nicht mehr im Original an der Urkunde befindet. Hier soll nicht näher auf die Fragen und Probleme der Stadtgründung Lemgos eingegangen werden, sondern nur auf die “Entdeckung” der Urkunde in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts.
Die Bearbeiter der Lippischen Regesten Otto Preuß und August Falkmann bemerkten im Vorwort des ersten Bandes ihres insgesamt vierbändigen Werkes 1860, dass “[…] das große Archiv der Stadt Lemgo, welche nach dem blühenden Zustande dieser Stadt im 13. und 14. Jahrhunderte eine besonders reiche Ausbeute für die ältere Zeit hoffen ließ, sich bisher in einem so völlig verwahrlosten und ungeordneten Zustande befunden, daß an eine erschöpfende Benutzung desselben nicht zu denken war. wahrscheinlich wird aber diesem Übelstande durch die Thätigkeit des zeitigen Herrn Bürgermeisters Honerla, dem wir bereits die Mittheilung einiger Urkunden für dieses Heft verdanken, noch bevor das zweite Heft die Presse verläßt, insoweit abgeholfen sein, daß uns eine Nachlese möglich ist.” (S. IX). Dementsprechend wird die Urkunde von 1245 nicht nach dem Original, sondern nach einer Abbildung wiedergegeben (S. 173). Der Urkundentext selbst ist bei C. V. Grupen: Origines Germaniae oder das älteste Teutschland unter den Römern, Franken und Sachsen, 3 Teile, Lemgo 1764 – 1768, S. 222 wiedergegeben. Hier auch noch mit dem Reitersiegel Bernhards III. als Umzeichnung.
Vorwort aus den Lippischen Regesten, Bd. 1, Lemgo & Detmold 1860
Im zweiten Band (1863) der Lippischen Regesten wird die Bestätigung der Stadtrechte weiterhin nicht in der Ausfertigung regestiert. Im Vorwort findet sich aber der Hinweis, dass man mit dem Bürgermeister Honerla gemeinsam das nicht geordnete Lemgoer Archiv durchsucht habe und für den dritten Band nun etwa 400 Urkunden zusammen habe (S. VII). Im dritten Band (1866) schließlich wird die bis dahin verschollene Urkunde ausführlich dargestellt (S. 6f.) und der Hinweis gegeben, dass das Siegel abgefallen sei. Demnach muss die Urkunde das erste Mal nach 1764 verschwunden und zwischen 1863 und 1866 wieder aufgetaucht sein, wobei “verschwunden” meint, dass sie nicht mehr auffindbar war.
August Schacht mit seinem Neffen Karl Meier, Lemgo 1929 (N1 Fotosammlung, unverzeichnet)
Der erste Nichtjurist und Lehrer-Archivar in Lemgo, Dr. August Schacht (1854 – 1936), . Gymnasialprofessor für Geschichte und Geographie am Lemgoer Jungengymnasium (EKG) bis 1922, wies in seinem „Bericht über den gegenwärtigen Zustand des Archivs der Stadt Lemgo“ von 1895 (StaL A 10121) darauf hin, dass er etwa 1000 Urkunden aus der Zeit von 1275 bis 1699 vorgefunden habe. Die Urkunde von 1245 wird nicht erwähnt und eindeutig als unauffindbar gekennzeichnet! Zwischenzeitlich war es also wieder zu einem Verlust gekommen.
In einem Bericht Schachts vom November 1898 wird die Wiederauffindung der Urkunde dokumentiert. Schacht entdeckte sie nach seinen eigenen Angaben beim jüdischen Althändler (Louis) Frenkel (1863 – 1934) in Lemgo unter zahlreichen anderen Archivalien aus dem Nachlass des verstorbenen Bürgermeisters Karl Honerla (1858 – 1879), dem man auch Unterschlagung vorwarf. Offensichtlich waren die Urkunden bei der Rückgabe der Bearbeiter der Lippischen Regesten nicht wieder ins eigentliche Stadtarchiv gelangt, sondern wieder beim Bürgermeister Honerla, der sie bei sich zu Hause verwahrte. Dort sind sie dann mit seinem restlichen Nachlass vermutlich an Frenkel verkauft wurden. Wie diese “Entdeckung” Schachts bei Frenkel tatsächlich stattgefunden hat, wird nicht ausgeführt. Karl Meier, Stadtchronist und Neffe Schachts, gibt in seiner Stadtgeschichte Lemgos eine Erklärung (3. Auflg. 1981, S .25): Demnach hätte ein Schüler Schachts, der Jude Ludwig Spanier, im Unterricht erwähnt, dass sein Onkel Frenkel ein altes Schriftstück besitzen würde, woraufhin Schacht zum Händler Frenkel ging.
Bericht August Schachts über aufgefundene Archivalien beim Althändler Frenkel, Lemgo 1898 (StaL A 10122)
Bericht August Schachts über aufgefundene Archivalien beim Althändler Frenkel, Lemgo 1898 (StaL A 10122)
Die Stadt Lemgo ging davon aus, dass die Familie Frenkel nur unrechtmäßig in den Besitz der Urkunden gelangt sein konnte, da Urkunden niemals an Dritte gelangt seien. Eine etwas gewagte Hypothese, wenn man bedenkt, wie davor mit dem Archivbestand umgegangen wurde. Auch Schacht berichtete 1895, dass beim vorangegangenen Durchbau des Rathauses der größte Teil der Akten aus den Archivräumen entfernt und zeitweilig im Waisenhaus untergebracht wurde, wobei sich die Bänder, die die Aktenfaszikel zusammenhielten, sich lösten. „Das Lemgoer Archiv war jetzt nur noch ein Gemenge beschriebener Pergamente und Papiere, die vielfach von Moder und Insekten zerfressen und durch Bauschutt und Schornsteinruß bis zur Unkenntlichkeit entstellt waren.“ Die Stadt wollte nun auf Beschlagnahme und Herausgabe der Archivstücke klagen und ein Strafverfahren einleiten. Ein Kaufangebot von 30 Mark, zudem Schacht ermächtigt worden war, scheiterte an der Frenkelschen Gegenforderung von 150 Mark. Vermutlich durch die Androhung eines Strafverfahrens eingeschüchtert, gab Frenkel nach und bot eine kostenlose Übernahme der Urkunden, die als Eigentum der Stadt angesehen wurden, an. Eine Sichtung sollte durch Schacht erfolgen. Die ursprüngliche Hausdurchsuchung und Beschlagnahmung durch den Lemgoer Gendarm Brakemeier wurde nicht durchgeführt und das Strafverfahren vermutlich nicht weiter verfolgt.
Die Urkunde gelangte vermutlich zunächst wieder ins Stadtarchiv, wurde dann noch bis mindestens 1962 im Museum Hexenbürgermeisterhaus hinter Glas ausgestellt (nach Karl Meier) und befindet sich heute endgültig im Magazin des Stadtarchivs.
Je nach Menge der zu übernehmenden Akten wird der Transport von uns Mitarbeitern oder durch ein Umzugsunternehmen durchgeführt. Bevor die Akten in die Bearbeitung gehen werden diese zwischengelagert. Da Akten, die einmal als archivwürdig erachtet wurden, für die Ewigkeit aufbewahrt werden müssen, gibt es in den Archiven häufig Platzmangel. Aus diesem Grund hat das Kreisarchiv Lippe vom Landesarchiv NRW Abteilung OWL nicht nur in der Willi-Hofmann-Straße 2 Magazinfläche angemietet, sondern zusätzliche Fläche in einem Außenmagazin.
Es gibt nicht nur Unterschiede bei der Regalordnung, sondern auch bei den Regalen selbst. Eine platzsparende Variante ist das Rollregalsystem. Allerdings muss die Statik des Gebäudes hierfür ausgelegt sein. Alternativ gibt es das leichtere Standregalsystem, welches aber auch mehr Platz in Anspruch nimmt. Beide Varianten 
sind im Kreisarchiv Lippe zu finden (siehe Bilder).