Fotoverzeichnung digital – ein Praxisbericht

Eröffnung des Hansefrühstücks Lemgo 21.05.2016 (Sta Lemgo N1 D 0337)

Eröffnung des Hansefrühstücks Lemgo 21.05.2016 (Sta Lemgo N1 D 0337)

In zunehmenden Maße gelangen auch digitale Fotoaufnahmen ins Stadtarchiv, die bearbeitet und gesichert werden müssen. Die Vorgehensweise soll an einem Beispiel gezeigt werden.

Am 21.05.2016 fand der sogenannte Tag der Städtebauförderung auch in Lemgo statt. Es gab eine Reihe von Veranstaltungen und Angeboten. Parallel wurde auch das alljährliche Hansefrühstück von den Frauen für Lemgo durchgeführt. Über einen städtischen Mitarbeiter wurde der Tag fotografisch dokumentiert. Insgesamt sind dabei 861 Bilddateien entstanden, die auf einem städtischen Server bereitgelegt sind. Die Urheber- und Nutzungsfragen sind geklärt, was nicht bei allen Digitalaufnahmen der Fall sein muss und nicht unerhebliche, rechtliche Hürden für eine Archivierung und Bereitstellung bedeuten kann.

Gesamtmenge der angebotenen Digitalaufnahmen

Gesamtmenge der angebotenen Digitalaufnahmen

Zu Beginn des Archivierungsprozesses stellt sich natürlich die generelle Bewertungsfrage: Ist das Fotomaterial archivwürdig, d. h. lohnt es sich, die Dateien dauerhaft zu erhalten? Diese Frage kann mit einem Ja beantwortet werden. Der Umfang des Veranstaltungsprogrammes zeigt bereits die Bedeutung des Tages. Zudem standen die Veranstaltungen im engen Zusammenhang mit einer umfangreichen Sanierungsmaßnahme der Mittelstraße in Lemgo und waren Teil einer bürgernahen Vermittlung der Ziele der nicht unumstrittenen Baumaßnahmen. Kulturelle Veranstaltungen und Bürgerinformationen sollten und sollen die Vermittlungsarbeit unterstützen. Außerdem sind hier nur selten vorhandene Aufnahmen von Personen aus Politik und Verwaltung, der Initiative Frauen für Lemgo und der Personen, die Stadtführungen in Lemgo anbieten, enthalten.

Ansicht der Bilddateien im Browser

Ansicht der Bilddateien im Browser

Im nächsten Schritt ist nun zu prüfen, welche Archivierungsvariante in Frage kommt,: Totalarchivierung (alles übernehmen) oder Auswahlarchivierung. Die Menge des Materials und die häufigen Mehrfachaufnahmen legen eine Auswahlarchivierung nahe. Hier könnte man einwenden, dass bei digitalen Unterlagen ein Platz- oder Mengenproblem nicht wirklich ins Gewicht fällt, aber auch digitale Aufnahmen wollen erschlossen, gespeichert und gesichert werden, was direkt oder indirekt mit Kosten und Zeit verbunden ist (Datensicherung, Datenspeicher, Datenpflege…). Je weniger Dateien, desto weniger Kosten. Der Aufwand für eine Auswahl aus den knapp 900 Fotos ist also gerechtfertigt.

Anzahl der Bilddateien nach Bewertung

Anzahl der Bilddateien nach Bewertung

Die Kriterien für eine Auswahl müssen sich hier inhaltlich orientieren. Mehrfachaufnahmen, und misslungene Aufnahmen können leicht identifiziert und gelöscht werden. Archivwürdig sind Aufnahmen, die identifizierbare Gruppen, Einzelpersonen und Ereignisse/Veranstaltungen zeigen. Solche Aufnahmen sollen auch beispielhaft für das Ganze stehen können. Die Auswahl nach diesen Kriterien brachte eine Reduktion auf 91 Dateien. Davon sind 19 Aufnahmen von Gebäuden und Straßen, die in einem anderen Kontext relevant sind und archiviert werden sollen, abzugrenzen.

EXIF und IPTC in einem Bildbetrachtungsprogramm

EXIF und IPTC in einem Bildbetrachtungsprogramm

Die archivische Fotoüberlieferung leidet häufig daran, dass Fotos nicht datiert, Motive und Ereignisse nicht zugeordnet und Personen nicht identifiziert sind. Hier sind Flyer, Zeitungsausschnitte und Programme wichtige Hilfsmittel. Trotzdem ist es entscheidend, dass die Fotos zeitnah zur Aufnahme beschrieben und erschlossen werden, was Jahrzehnte später kaum noch oder gar nicht mehr möglich ist.

Der Fotograf liefert bei den vorliegenden Fotoaufnahmen im IPTC-Profil bereits ein generelles Stichwort zum Ereignis mit. Im Exif-Profil der Dateien ist auch das Aufnahmedatum hinterlegt. Damit wäre im Prinzip eine Groberschließung bereits vorhanden. Die Metadaten können exportiert und in ein Verzeichnungsprogramm (Archivdatenbank) importiert werden. Gezielte Suchen sind damit aber kaum möglich. Eine weitergehende Erschließung ist angebracht, zumindest was die Identifizierung der abgebildeten Personen betrifft.

Manuelle Ergänzung der Metadaten im IPTC

Manuelle Ergänzung der Metadaten im IPTC

Die eigentliche Erschließung kann dann auf zwei Wegen erfolgen. a) eine direkte Erfassung der Informationen in den entsprechenden Feldern des IPTC-Profils in der Bilddatei über einen geeigneten Foto-Viewer (z. B. Irfanview) und anschließendem Import der Metadaten in der Erschließungssoftware, b) Erfassung der Fotoaufnahmen direkt in der Erschließungssoftware ohne vorherige Eingabe der Metadaten in den Bilddateien oder Import der vorhandenen Metadaten. Bei Variante b) müssten die Fotos noch gesondert als Vorschaubilder mit der Erschließungssoftware verknüpft werden. Bei beiden Varianten müssten zudem noch die Dateinamen in einer Stapelverarbeitung durch geeignete Signaturen ersetzt werden. Die Bilddateien werden dann in einem geeigneten Verzeichnis auf dem städtischen Server abgelegt, der regelmäßige Standard-Datensicherungen bietet.


Ein Gedanke zu „Fotoverzeichnung digital – ein Praxisbericht

  1. Ruth Bussche

    IPTC-Header finde ich sehr wichtig, besonders wenn es um die (spätere) Weitergabe der Fotos geht. Hinweise wie Bildrechte sollten auf jeden Fall in den IPTC Headern sein, wenn ein Bild das Haus wieder verlässt.

    Die Frage, was an Headern ausgefüllt ist und wo dies standardmäßig auf dem Weg des Bildes ins Archiv passiert, ist bereits für die Archivierung interessant, weil die Metadaten beim Bild bleiben.

    Ob Metadaten frühzeitig in die Bilder kommen, oder erst bei der Auslieferung hängt zusätzlich von den im Haus verwendeten Programmen ab. RessourceSpace z.B. kann die Metadaten auch erst beim Ausliefern der Bilder in die Header schreiben. Das kann z.B. hilfreich sein, um Header aktuell zu halten.

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